Ce qui rend la gestion de projet unique, c'est son approche novatrice, mais ne vous méprenez pas ! Quel que soit le projet, elle implique des procédures répétées et reproductibles. Ces étapes englobent la gestion du projet du début à la fin, comprenant précisément 4 phases : le démarrage et la planification, l'exécution et la clôture. Elle comprend également cinq catégories de processus, que nous détaillons ci-dessous. Les éléments suivants sont nécessaires pour mener à bien ces processus :
- Informations : données exactes, complètes et fournies de manière opportune pour la planification, le suivi des performances et l'évaluation finale du projet.
- Communication : partage total et opportune des informations entre les personnes et les groupes impliqués tout au long du projet.
- Engagement : engagement des membres de l'équipe à atteindre les résultats escomptés dans les délais impartis et en respectant les budgets alloués.
La phase de démarrage et de préparation
Les processus de démarrage et de planification du projet sont inclus dans la phase de démarrage et de préparation. Avant de vous attaquer à cette phase de démarrage et de préparation, sachez qu'elle est largement ignorée. L'un d'entre nous a étudié plusieurs projets et a découvert que 70 % d'entre eux ignoraient cette étape ! De nombreuses personnes la négligent parce qu'elles pensent qu'elle est une perte de temps. Les échecs des projets actuels sont en grande partie causés par cette erreur de précipitation.
Alors, mettez un moment de côté votre passion pour l'exécution ! Sachez que vos chances de réussite augmenteront à mesure que votre planification sera plus détaillée... Il est vrai que c'est le secret de la phase de démarrage et de préparation ! L'objectif de cette première étape est d'être le plus précis possible afin d'éviter les surprises une fois le projet entré en phase d'exécution.
Les processus de démarrage
Clarifier les besoins de l'entreprise, établir les principales attentes et les budgets pour obtenir les ressources, et commencer à identifier les parties prenantes potentielles font partie des processus de démarrage. Les questions "Devons-nous réaliser ce projet ?" et "Pouvons-nous réaliser ce projet ?" trouvent leurs réponses dans les processus de démarrage.
Chaque projet commence par une idée. Par exemple, un client de votre entreprise identifie un besoin, votre supérieur hiérarchique cherche à pénétrer un nouveau marché, ou vous-même avez l'idée de revoir le processus d'approvisionnement de votre entreprise. Le processus de démarrage peut être informel. Pour un petit projet, il peut simplement consister en une discussion et un accord verbal. Dans d'autres cas, surtout pour les gros projets, une analyse formelle est nécessaire et la décision revient à votre supérieur hiérarchique ou à d'autres membres de la direction de votre entreprise.
Les décideurs se posent deux questions cruciales lorsqu'ils envisagent d'adopter un projet :
- Devons-nous commencer, étant donné le coût du projet ? Le jeu en vaut-il la chandelle ? Existe-t-il d'autres méthodes ?
- Pouvons-nous démarrer ce projet ? Est-il techniquement réalisable ? Avons-nous les ressources nécessaires ?
Si les réponses sont positives pour les deux questions, commencez la planification. En cas de réponse négative à l'une des questions, annulez immédiatement le projet pour éviter gaspillage et frustration. Lors de l'évaluation du projet, tenez compte des hypothèses, car le refus passé des heures supplémentaires ne garantit pas un refus futur.
Les processus de planification
La définition du contenu du projet, les délais, les ressources et les risques, ainsi que la création de protocoles de communication, de qualité et de gestion des achats externes font partie de la planification de projet. Ces processus comprennent la formation de l'équipe de projet, la structuration des données du projet, la communication avec les parties prenantes et l'annonce du projet.
Les plans de projet doivent inclure divers éléments, y compris les raisons de la création du projet, les résultats escomptés, les contraintes, les hypothèses, les tâches à accomplir, la répartition des rôles, le calendrier, les besoins en ressources, la gestion des risques et les plans de communication et de qualité.
Annoncer les rôles, faire des présentations sur le projet, donner des tâches, créer des procédures, mettre en place des systèmes de suivi et annoncer le projet à l'entreprise sont tous des aspects de la préparation.
Le succès du projet dépend de la clarté et de la précision du plan, ainsi que de l'implication des parties prenantes. Bien que la pression puisse inciter à sauter la phase de planification pour commencer l'exécution, cela expose à des risques d'erreurs et de gaspillage.
Il est impératif d'obtenir l'approbation écrite des principales parties prenantes avant le début du projet. Pour les petits projets, un simple e-mail ou des initiales peuvent suffire, mais un examen officiel impliquant plusieurs niveaux d'encadrement peut être nécessaire.
Les processus d'exécution et de surveillance et de contrôle du projet sont inclus dans la phase d'exécution (voir troisième phase).
Les processus d’exécution
Dans le cadre des processus d'exécution, il est crucial de gérer l'équipe de projet, de superviser les parties prenantes impliquées et de mettre en œuvre les plans établis. Ces processus visent à assurer une progression fluide des équipes dans leurs tâches.
En pratique, vous avez présenté votre projet et vous êtes enfin arrivé au cœur de l'affaire : les travaux proprement dits! Les tâches suivantes font partie des processus d'exécution :
- Mener les tâches : terminez les tâches dans le plan de projet.
- Garantir la qualité : assurez constamment que les travaux et les résultats répondent aux exigences et aux normes et directives en vigueur.
- Diriger l'équipe : répartir les tâches, surveiller les résultats et résoudre les problèmes.
- Améliorer l'équipe : fournir des formations et des conseils pour améliorer les compétences des membres de l'équipe ;
- Partager les informations : informer les différentes parties prenantes.
Les processus de surveillance et de contrôle
La surveillance et le contrôle impliquent la supervision et le contrôle des performances. Cette étape peut aboutir à l'obtention de résultats spécifiques au projet, à la rédaction de rapports sur l'avancement du travail et à d'autres communications.
Les processus de surveillance et de contrôle répondent aux questions suivantes : "D'une part, est-ce que le projet progresse conformément aux prévisions en termes de délais, de coûts et de qualité ?" et "D'autre part, si des écarts de performance sont observés par rapport au plan initial, quelles actions peuvent être mises en place rapidement pour éviter toute dérive ?" Sur le terrain, pendant l'avancement du projet, il est essentiel de s'assurer que les plans sont suivis et que les résultats désirés sont atteints. En effet, cela permet de garantir une gestion efficace et proactive des imprévus.
Les processus de suivi et de contrôle comprennent : comparer les performances au plan initial, identifier les déviations et apporter les correctifs nécessaires ; résoudre les problèmes en ajustant les tâches, les calendriers ou les ressources, ou en négociant des modifications du plan.
La phase de clôture
Un des objectifs principaux de cette phase est d'apprendre de ses erreurs afin de pouvoir tirer parti de l'expérience unique que vous aurez vécue.
Les processus de clôture comprennent l'évaluation des résultats obtenus, l'obtention de l'approbation du client, l'affectation des membres de l'équipe de projet à d'autres tâches, la clôture des comptes et une évaluation finale.
Cette étape conduit à l'adoption de la version finale des résultats du projet et à la consignation de suggestions pour les futurs projets. En pratique, la réalisation des tâches n'est qu'une partie de la fin d'un projet. Il faut obtenir l'approbation des clients pour les résultats, clôturer les comptes du projet, aider l'équipe à passer à la prochaine mission, et mener un retour d'expérience pour en tirer des leçons.
- Cycle de planification
- Processus de mise en œuvre
- Le processus de fermeture
- Processus d'ouverture
- Processus de gestion et de surveillance
Conclusion
En gestion de projet, on divise souvent les gros projets en phases, considérant chacune comme un mini-projet. Bien que l'idéal soit de terminer chaque phase avant de passer à la suivante, la réalité peut nécessiter une approche flexible. Par exemple, pour faire face à des défis tels que des délais serrés ou des imprévus comme le départ soudain de membres de l'équipe. La flexibilité est essentielle pour assurer le succès du projet.
